Visselblåsare

Bakgrund

TopWork strävar efter att ha ett öppet företagsklimat, hög affärsetik och välmående medarbetare. Våra medarbetare, kunder och leverantörer är våra viktigaste källor till insikt om eventuella brister som måste rättas till. Då TopWork är en värderingsstyrd verksamhet vill vi att den som misstänker en oegentlighet, som strider mot TopWork’ s värderingar, affärsetik eller gällande lagstiftning ska ha möjlighet att komma till tals utan rädsla för repressalier. Du kan välja att lämna dina uppgifter anonymt. För att skydda uppgiftslämnare finns TopWork’ s visselblåsarpolicy med tillhörande rapporteringsfunktion.

Visselblåsa

Att visselblåsa betyder att väcka ledningens uppmärksamhet om potentiellt illegal och/eller oetisk verksamhet, också känt som oegentlighet.

Vad kan anmälas?

Via denna funktion kan misstanke om allvarliga oegentligheter rapporteras. Som allvarliga oegentligheter räknas bland annat:

– Ekonomisk brottslighet såsom mutor, bestickning, stöld, bedrägeri och förfalskning, bokföringsbrott och annan överträdelse av redovisnings och skattelagstiftning
– En intressekonflikt mellan en anställd och bolag som ingår i TopWork’ s koncern
– Andra allvarliga oegentligheter som rör TopWork’ s vitala intressen eller enskildas
liv och hälsa, som till exempel allvarliga miljöbrott, stora brister i säkerheten på arbetsplatsen och allvarliga former av diskriminering och trakasserier.

Vem kan anmäla?

Rapporteringsrutinen kan användas av alla anställda (oavsett anställningsform) inom TopWork. Även leverantörer, tidigare anställda etc. kan nyttja funktionen.

Hur anmäls andra ärenden?

Andra typer av ärenden såsom tvister, fel, reklamationer, mindre brott, missnöje med lön och liknande utgör inte visselblåsarärenden och ska inte anmälas via detta system. Dessa ärenden ska i första hand rapporteras till närmaste chef eller annan medlem av ledningsgruppen.

Rapportering

För att trygga din anonymitet tillhandahålls ett rapporteringsverktyg av en extern och oberoende aktör. Rapporteringskanalen är krypterad och lösenordskyddad. Du behöver aldrig uppge din identitet om du inte vill. Du kan välja att rapportera enligt följande:

Rapporteringsverktyg: Whistleblowing report start | Whistlelink
Fysiskt möte: Vänligen ring in alternativt meddela via rapporteringsverktyget och ange att du önskar fysiskt möte

– Du behöver inte ha bevis för din misstanke men ingen anklagelse får inte göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk

– Det är viktigt att du beskriver all fakta i ärendet, inklusive de förhållanden som du tror är mindre viktiga

– Vänligen utveckla ditt påstående noggrant och bifoga allt som kan ha relevans.

Vem tar emot anmälan?

För att säkerställa oberoende och sekretess tas alla anmälningar emot av extern aktör som skickar vidare ärendet till ett tillsatt team för att hantera visselblåsning. Om ett ärende berör Ärendehanterare skickas i stället anmälan till en sekundär ansvarig för visselblåsarärenden.
Vid behov av extern kompetens, kan utredningar kan även ske av extern aktör med lång erfarenhet av visselblåsarärenden och relaterade utredningar. Inga uppgifter om dig som anmälare kommer att avslöjas såvida du inte gett ditt godkännande till detta. Du väljer själv om du vill vara helt anonym för den oberoende aktörens utredare eller om du vill säga vem du är.

Återkoppling

Inom en vecka efter din anmälan via rapporteringsverktyget kan du logga in igen med ditt personliga login och lösenord för att se eventuella följdfrågor/kommentarer från Teamet som jobbar med ärendena som kommer in. Du kan följa upp ditt ärende via rapporteringsverktyget om du nedtecknat ärendenummer samt koden som du får när du genomför din anmälan. Logga in regelbundet eftersom utredarna kan komma att behöva ställa kompletterande frågor till dig och i vissa fall vilja agera snabbt. Senast inom tre månader kommer teamet återrapportera status i ärendet.

Personuppgifter och anonymitet

TopWork tar stor hänsyn till skyddet av den personliga integriteten. Rättigheter för personer som förekommer i ärenden i visselblåsarprocessen skyddas enligt gällande dataskyddslagar. Personliga data som ingår i ärendehanteringen och utredningsdokumentation kommer att raderas efter avslutad utredning, med undantag för de fall där gällande lagar anger att personliga data måste sparas. I övrigt hänvisas till TopWork’ s personuppgiftspolicy.

Missbruk

TopWork kommer att utreda alla ärenden som larmas. Det är viktigt att varje individ som larmar verkligen misstänker att allvarligt missförhållande föreligger. TopWork ser allvarligt på medvetet falska eller illvilliga anklagelser och kan vidta disciplinära åtgärder gentemot den som i ont uppsåt anklagar någon annan.

Ansvar

Ansvarig för denna policy är TopWork. Policyn revideras årligen. Kontakta oss vid frågor & funderingar