Personuppgifter är information kopplad till dig

Ditt förtroende är viktigt för oss och vårt mål är att du skall känna dig trygg när du lämnar personuppgifter till oss. Personuppgifter är all information, direkt eller indirekt, som kan användas för att identifiera en enskild person. Det gäller också till exempel olika slags elektroniska identiteter, om de kan kopplas till fysiska personer. Personuppgifter lämnas och inhämtas, i samband med att en rekrytering inleds och ett anställningsavtal ingås, eller i övrigt samband med anställningen. 

Personuppgiftsansvar

Vi på TopWork värnar din personliga integritet och prioriterar skydd av de uppgifter vi behandlar om dig. Vi följer gällande dataskyddslagstiftning, exempelvis Dataskyddsförordningen och Dataskyddslagen. Endast personer med behörighet har tillgång till dina uppgifter.

Integritetsskydd

Vi på TopWork värnar din personliga integritet och prioriterar skydd av de uppgifter vi behandlar om dig. Vi följer gällande dataskyddslagstiftning, exempelvis Dataskyddsförordningen och Dataskyddslagen. Endast personer med behörighet har tillgång till dina uppgifter.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

TopWork samlar in personuppgifter på flera sätt, men i huvudsak sker det direkt från dig. Vi behandlar personuppgifter i syfte att administrera rekryterings- och anställningsförhållandet. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålen, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Behandling av uppgifter vid rekrytering och jobbmatchning

I vår rekryteringsprocess samlar vi in uppgifter med stöd av samtycke för att kunna matcha dig mot arbetsmöjligheter. Vi använder insamlade uppgifter till att,

• Skapa profil och söka en eller flera lediga tjänster samt för att vara sökbar i TopWorks CV-databas
• Intervjuer, kunskapstester och referenstagning
• Hantera din korrespondens i arbetssökandeprocessen med TopWork.

Det är uppgifter som är nödvändiga för dessa ändamål, exempelvis Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, CV, Referenser, Betyg, Bilder.
Att ge samtycke till dessa uppgifter är frivilligt, men innebär att vi utan samtycket inte kan erbjuda dig matchning mot arbetsmöjligheter.

Behandling av uppgifter vid upprättande av anställningsavtal

När du anställs hos TopWork samlar vi in personuppgifter om dig för att fullgöra vårt avtal med dig. Det är uppgifter som är nödvändiga för dessa ändamål, exempelvis namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, konto för löneutbetalning.

Behandling av uppgifter till närmast anhörig

När du anställs hos TopWork samlar vi med stöd av samtycke in kontaktuppgifter till närmast anhörig. Ändamålet är att kunna underrätta anhörig i händelse av om olycka drabbat dig. De uppgifter vi samlar in om den anhörige är relation, namn, adress och telefonnummer. Du erhåller även information att lämna till den anhörige om att personuppgifter erhållits och hur vi behandlar dessa uppgifter. Att ge samtycke till dessa uppgifter är frivilligt, men innebär att vi utan samtycket inte kan kontakta närmast anhörig i samband med olycksfall.

Uppgifter som samlats in från offentliga register

För att kunna hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta kan vi komma att komplettera och uppdatera dina personuppgifter genom inhämtning från offentliga register.

Laglig grund för behandling av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter lagenligt. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av fullgörande av avtal, intresseavvägning eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part i.

Laglig grund för behandling av personuppgifter

Vi sparar alla de personuppgifter vi samlar in så länge de behövs för syftet med behandlingen och gallras därefter enligt särskilda rutiner. Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift som raderats ur ett system för att den inte längre är nödvändig kan finnas kvar i ett annat system där den lagras utifrån annat ändamål och där personuppgiften fortfarande är nödvändig.

TopWorks organisatoriska och tekniska åtgärder för säker behandling av dina personuppgifter

behandling av dina personuppgifter
Vi har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Vi utvärderar kontinuerligt riskerna med vår personuppgiftsbehandling och strävar efter att genomföra nödvändiga åtgärder för att minimera riskerna.

Vi informerar och utbildar vår personal i dataskyddsfrågor och vår utgångspunkt är att endast de personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ges tillgång till dem.

Insamlade uppgifter kommer inte användas för profilering eller något automatiserat beslutsfattande.

Utlämning av personuppgifter

Vi lämnar personuppgifter till tredje part för att möjliggöra matchning mot efterfrågade arbeten samt för att fullgöra avtal och rättsliga förpliktelser. Följande parter erhåller personuppgifter och ansvarar för dem, antingen som direkt personuppgiftsansvariga eller som personuppgiftsbiträden.

IT-leverantörer

Vi använder oss av olika IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Samtliga system, i vilka vi behandlar personuppgifter, är molnlösningar och vi överför personuppgifter till leverantörer av de aktuella molntjänsterna. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.

Bank- & Försäkringsbolag

Vi lämnar personuppgifter till bank & försäkringsbolag i samband med administration av tjänstepension, försäkring etc.
I detta fall är de aktuella bank- & försäkringsbolagen personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Myndigheter

Vi kan komma att lämna personuppgifter till myndigheter om det krävs enligt lag.
I detta fall är den aktuella myndigheten personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till avtalspartners eller underleverantörer utanför EU/EES-området.

Dina rättigheter

Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla dina rättigheter.

Rätt att begära Registerutdrag

Du har rätt att begära att få en bekräftelse från oss om vi behandlar personuppgifter som rör dig, samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, ett s.k. registerutdrag. Begäran skall vara skriftlig.

Rättelse, Invändning, Begränsning, Radering

Om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig, har du rätt att begära att uppgiften rättas.

Du kan invända mot användning av personuppgifter om sådana uppgifter behandlas för andra ändamål än nödvändiga för utförandet av våra tjänster eller för att fullgöra en legal förpliktelse.

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Detta kan emellertid leda till att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig under den tid behandlingen begränsats.

Du kan även under vissa omständigheter begära att dina personuppgifter raderas. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.

Invändning mot Berättigat intresse

Du har även rätt att motsätta dig behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse (intresseavvägning) om du har personliga skäl som rör situationen. Vi har dock fortsatt rätt att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger integritetsintresset.

Rätt till Dataportabilitet

Slutligen har du rätt att få tillgång till de personuppgifter du själv har givit oss i ett strukturerat format. Du har rätt att få dessa uppgifter sända till annan personuppgiftsansvarig.

Återkalla samtycke

Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter som stöds av det aktuella samtycket eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.

Vem kontaktar jag vid frågor?

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på nedanstående kontaktuppgifter. Önskar du begära registerutdrag vänligen sänd brev eller mail till personuppgiftsansvarig och begär registerutdrag över personuppgifter. Använd gärna mallen du finner nedan. Din begäran skall innehålla namn, adress, telefonnummer och en kopia av giltig fotolegitimation samt din namnteckning.

Vi kan avvisa förfrågningar som är orimligt repetitiva, överdrivna eller uppenbart ogrundade. Du har även möjlighet att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten.